Wiederkehrende Abläufe dokumentieren, solange du sie gerade ausführst

Alle paar Monate richtest du denselben Bericht ein und suchst jedes Mal erneut nach der richtigen Einstellung. Eine Anleitung wolltest du längst schreiben. Weil dieser Vorsatz neben dem eigentlichen Auftrag steht, bleibt er aber zuverlässig bis zum nächsten Mal liegen.

Dokumentiere beim nächsten Durchlauf nur die Stellen, die du tatsächlich nachschlagen musst. Halte den Ausgangspunkt und die nötige Einstellung fest, bei Bedarf mit einem sachlichen Bildschirmfoto ohne vertrauliche Angaben. Eine knappe funktionierende Notiz reicht als Anfang.

Teste deine Anleitung beim folgenden Termin, bevor du wieder nach Gewohnheit klickst. Ergänze fehlende Voraussetzungen und streiche überholte Hinweise. Der Beitrag Warum ein einfaches System besser ist als ein perfektes passt dazu: Eine gepflegte kurze Anleitung ist oft nützlicher als ein umfangreiches Handbuch, das niemand aktualisiert.

Vermerke das Datum der letzten erfolgreichen Anwendung. Ändert sich das Programm, weißt du damit, welche Beschreibung möglicherweise veraltet ist. Für seltene Abläufe zählt vor allem, dass du den Einstieg zuverlässig wiederfindest und erkennst, ob das Ergebnis stimmt.