Nach der Besprechung: Aus Gesprächsnotizen werden klare Aufträge

Die Besprechung ist vorbei, dein Notizblatt voll. Trotzdem weiß niemand genau, wer den Entwurf verschickt. Zwischen Wortmeldungen und Nebenfragen verschwinden Vereinbarungen leicht. Ein ausführliches Protokoll hilft wenig, wenn die nächsten Handlungen darin erst gesucht werden müssen.

Reserviere direkt nach dem Gespräch einige Minuten für drei Angaben pro Auftrag: Was soll vorliegen, wer kümmert sich darum, bis wann wird es gebraucht? Schreibe etwa Präsentation zur Freigabe senden statt nur Präsentation. Unklare Zuständigkeiten fragst du nach.

Trenne außerdem Entscheidungen von offenen Fragen. Schicke den Beteiligten eine kurze Zusammenfassung und bitte bei strittigen Punkten ausdrücklich um Bestätigung. Für deine eigenen übernommenen Aufgaben ergänzt der Beitrag So arbeitest du mit To-do-Listen, die wirklich funktionieren diese Nachbereitung. Das Gespräch selbst musst du nicht vollständig nacherzählen.

Beim nächsten Treffen beginnst du mit den offenen Aufträgen statt mit einer neuen Gesprächsrunde über denselben Gegenstand. So fällt auch auf, wenn eine vereinbarte Frist nicht mehr passt und jemand rechtzeitig eine andere Lösung braucht.